Privacybeleid

Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke en reikwijdte

Bartopbase is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via bartopbase.com worden verwerkt in verband met bestellingen, levering en klantenservice voor de Nederlandse markt. Bartopbase bepaalt voor deze verwerkingen het doel en de noodzakelijke middelen.

Shopify levert de technische winkelomgeving en verwerkt persoonsgegevens voor zover dat nodig is om de webshop en de daarmee samenhangende functies beschikbaar te stellen. Voor zover Shopify gegevens namens Bartopbase verwerkt, treedt Shopify op als verwerker. Wanneer een dienstverlener voor een eigen, zelfstandig doel persoonsgegevens verwerkt, is die partij voor dat afzonderlijke doel zelf verantwoordelijk.

Vervoerders ontvangen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om een bestelling af te leveren of een overeengekomen retourzending uit te voeren. Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden zonder voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij beperken de verwerking tot gegevens die nodig zijn voor orderafhandeling, verzending, levering en beantwoording van klantvragen. Dit kan bestaan uit:

Wij vragen niet om gegevens die voor deze doelen niet noodzakelijk zijn. Volledige betaalkaartgegevens worden niet door Bartopbase voor eigen gebruik opgeslagen wanneer deze binnen de technische betaalomgeving van Shopify worden verwerkt.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Naam, adres, contactgegevens en bestelgegevens worden verwerkt om een bestelling te bevestigen, uit te voeren, te leveren, een retour of terugbetaling te behandelen en vragen over de overeenkomst te beantwoorden. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de koopovereenkomst en voor handelingen die op verzoek van de klant met die overeenkomst samenhangen.

Gegevens die onderdeel vormen van de financiële en administratieve orderregistratie worden verwerkt voor zover bewaring noodzakelijk is om aan wettelijke administratie- en verantwoordingsverplichtingen te voldoen.

Klantenservicegegevens worden verwerkt om concrete vragen, klachten, retourmeldingen of leveringsproblemen te behandelen. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst wanneer de vraag rechtstreeks met een bestelling samenhangt. Wanneer verwerking noodzakelijk is voor beveiliging, fraudepreventie, het vaststellen van feiten bij een geschil of bescherming van onze rechtspositie, berust zij op een gerechtvaardigd belang, waarbij alleen gegevens worden gebruikt die voor dat doel noodzakelijk en evenredig zijn.

Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden alleen geplaatst of uitgelezen nadat de gebruiker daar actief toestemming voor heeft gegeven. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.

4. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verkregen.

Order-, factuur- en daarmee samenhangende administratieve gegevens die onder een wettelijke fiscale of administratieve bewaarplicht vallen, worden gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn bewaard. Voor de gebruikelijke Nederlandse fiscale administratie betekent dit in beginsel zeven jaar. Na afloop van de toepasselijke wettelijke termijn worden deze gegevens verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet meer tot een persoon kunnen worden herleid, tenzij een concreet lopend geschil of een andere bindende verplichting langere bewaring noodzakelijk maakt.

Logistieke gegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor verzending, aflevering, retourafhandeling en de behandeling van een concrete leveringskwestie. Zodra deze gegevens niet meer nodig zijn en geen wettelijke of aantoonbare geschilgerelateerde bewaarbehoefte bestaat, worden zij verwijderd of geanonimiseerd.

Klantenservicecorrespondentie wordt bewaard zolang de betreffende vraag of klacht in behandeling is en daarna alleen zolang dit redelijkerwijs nodig is om de afhandeling te kunnen aantonen of een rechtstreeks daarmee samenhangend geschil te behandelen. Zodra dat doel vervalt, worden de gegevens verwijderd.

5. Ontvangers van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de beschreven verwerking.

Shopify ontvangt en verwerkt gegevens die nodig zijn om de webshop, de orderverwerking en de technische infrastructuur te laten functioneren.

Voor levering of retourtransport kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met USPS, DHL Express, UPS of FedEx, afhankelijk van de vervoerder die voor de betreffende zending wordt gebruikt. Een vervoerder ontvangt uitsluitend de gegevens die redelijkerwijs nodig zijn om de zending uit te voeren, zoals naam, afleveradres, contactgegevens en zendinginformatie.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en verstrekken deze niet aan externe partijen voor hun eigen reclame- of marketingdoeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming.

6. Cookies

De webshop kan noodzakelijke cookies gebruiken voor functies zoals beveiliging, sessiebeheer, winkelwagenfunctionaliteit en correcte technische werking. Voor deze strikt noodzakelijke cookies wordt geen toestemming gevraagd wanneer zij zonder die toestemming mogen worden gebruikt.

Niet-noodzakelijke cookies worden pas geactiveerd nadat de gebruiker daarvoor een vrije, specifieke en actieve keuze heeft gemaakt. Een toestemmingsvakje wordt niet vooraf aangevinkt. Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag de basisfunctionaliteit die nodig is om de webshop te gebruiken niet blokkeren.

Een eenmaal gegeven toestemming kan later worden ingetrokken. Vanaf het moment van intrekking worden de betreffende niet-noodzakelijke cookies niet opnieuw op basis van de ingetrokken toestemming geplaatst of uitgelezen.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Bartopbase is gevestigd in de Verenigde Staten en gebruikt Shopify en vervoerders die gegevens, afhankelijk van hun technische infrastructuur en de betreffende zending, buiten de Europese Economische Ruimte kunnen verwerken.

Een doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat en passende waarborgen zijn getroffen. Dat kan onder meer een geldig adequaatheidsbesluit zijn of contractuele waarborgen die een beschermingsniveau bieden dat aansluit bij de Europese gegevensbeschermingsvereisten. Waar nodig worden aanvullende technische of organisatorische maatregelen toegepast.

Alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel worden doorgegeven.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, wijziging, vernietiging of ongeoorloofde openbaarmaking. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, het doel van de verwerking en de redelijkerwijs voorzienbare risico’s.

Daaronder vallen in ieder geval beperking van toegang tot gegevens tot functies en dienstverleners die deze nodig hebben, gebruik van beveiligde technische verbindingen waar beschikbaar, beperking van de hoeveelheid verwerkte gegevens en verwijdering wanneer verdere bewaring niet meer noodzakelijk is.

Geen enkel informatiesysteem kan absolute beveiliging garanderen. Wanneer een beveiligingsincident optreedt, beoordelen wij zonder onnodige vertraging de aard, omvang en mogelijke gevolgen.

9. Datalekken

Wanneer een inbreuk op persoonsgegevens waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij het incident aan de bevoegde toezichthouder binnen de daarvoor geldende termijn, voor zover een melding verplicht is.

Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico voor de betrokken persoon oplevert, informeren wij die persoon zonder onnodige vertraging. De melding beschrijft in begrijpelijke taal de aard van het incident, de waarschijnlijk relevante gevolgen en de maatregelen die zijn genomen of voorgesteld om de gevolgen te beperken.

10. Rechten van betrokkenen

Een betrokkene kan verzoeken om:

Wanneer verwerking op een gerechtvaardigd belang berust, kan de betrokkene daartegen bezwaar maken wanneer de toepasselijke voorwaarden daarvoor zijn vervuld.

Een verzoek kan worden ingediend via maincare@bartopbase.com. Om gegevens niet aan de verkeerde persoon te verstrekken, kunnen wij alleen wanneer dat noodzakelijk en evenredig is aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van een volledig verzoek. Bij een complex verzoek of een groot aantal gelijktijdige verzoeken kan deze termijn worden verlengd wanneer dat wettelijk is toegestaan. In dat geval informeren wij de verzoeker binnen de eerste maand over de verlenging en de reden daarvoor.

Een verzoek wordt in beginsel kosteloos behandeld. Alleen wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen de daarvoor toegestane beperkingen worden toegepast.

11. Klacht bij de toezichthouder

Wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kunt u eerst contact met ons opnemen zodat wij uw vraag kunnen beoordelen. U behoudt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.

Het indienen van een klacht beperkt geen andere rechten die u als betrokkene heeft.

12. Verantwoordelijkheid van de klant

De klant is verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte contact-, factuur- en aflevergegevens die nodig zijn voor een bestelling of klantvraag. Wanneer gegevens van een andere ontvanger worden opgegeven, dient de klant ervoor te zorgen dat die gegevens rechtmatig voor het afleverdoel mogen worden verstrekt.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking die onder onze zeggenschap plaatsvindt. Een verwerker is verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen die rechtstreeks op die verwerker rusten en voor verwerking binnen de afgesproken opdracht. Een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke draagt verantwoordelijkheid voor zijn eigen afzonderlijke verwerkingsdoelen.

13. Wijzigingen van dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze feitelijke gegevensverwerking, technische inrichting of toepasselijke privacyverplichtingen wijzigen. De actuele tekst wordt op de webshop gepubliceerd.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de manier waarop reeds verzamelde persoonsgegevens worden gebruikt, informeren wij betrokken klanten op passende wijze voordat de wijziging van toepassing wordt, voor zover dit noodzakelijk is. Een wijziging van dit beleid wordt niet gebruikt om eerder verzamelde gegevens zonder geldige rechtsgrond voor een nieuw, onverenigbaar doel te verwerken.

14. Contact

Voor vragen over privacy, een verzoek tot uitoefening van uw rechten of een melding over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met: